Um einen möglichst reibungsfreien Ablauf zu gewährleisten, haben die Schülerinnen und Schüler einen Plan bekommen, in den sie dann nach Absprache mit den Lehrkräften und ihren Eltern Termine eintragen können. Die Lehrkraft bestätigt diesen Termin mit ihrer Unterschrift auf diesem Plan, er dient den Eltern an diesem Nachmittag gewissermaßen als »Laufzettel«.

Lehrkräfte mit einer reduzierten Stundenzahl stehen an diesem Nachmittag nur in der so genannten »Kernzeit« von 16.00h bis 17.00h zur Verfügung.

Ein Raum-Übersichtsplan, der darüber Auskunft gibt, in welchem Gebäude und in welchem Raum die Lehrkräfte an diesem Tag anzutreffen sind, ist im Anhang zu finden. Er befindet sich auch noch auf der Rückseite des Laufzettels, den die Schülerinnen und Schüler erhalten haben.

Alle Lehrkräfte haben  eine wöchentliche Sprechstunde. Termine hierfür können  jederzeit vereinbart werden.